Když je e-mail nastavený, píšete klientovi přímo z karty leadu a jeho odpověď se objeví tamtéž. Nemusíte přeskakovat mezi CRM a poštou a v historii leadu zůstane celá komunikace pohromadě.
Jak to funguje
Leadinka nedělá vlastní poštu. Připojí se k té vaší – ke stejné schránce, kterou používáte v Outlooku nebo v Gmailu. Slouží k tomu dvě spojení:
- SMTP – odesílání. Přes něj odejde e-mail, který napíšete v CRM.
- IMAP – příjem. Přes něj Leadinka pozná, že přišla odpověď, a přiřadí ji ke správnému leadu.
Nastavení je rozdělené na dvě části. Technické údaje o serverech vyplní jednou administrátor, každý uživatel pak už zadává jen svoji adresu a heslo.
Potřebujete modul
E-maily fungují s aktivním modulem Emailová komunikace. Zapíná se v Nastavení Plán .
Část pro administrátora
Jděte do Nastavení Email . Záložka se objeví, jakmile je modul aktivní.
-
Vyberte poskytovatele
V sekci SMTP je pole Přednastavení poskytovatele s volbami Gmail, Seznam.cz, Outlook, Office 365 a Vlastní. Když si vyberete některého z nich, adresy serverů a porty se doplní samy a máte hotovo.
-
Nebo vyplňte údaje ručně
U vlastního hostingu zvolte Vlastní a zadejte SMTP host, port a šifrování. Obvyklé porty jsou 587 pro TLS a 465 pro SSL. Když je neznáte, najdete je v nápovědě svého hostingu pod heslem „nastavení poštovního klienta“.
-
Doplňte IMAP
Sekce IMAP nastavení řeší příjem odpovědí. Standardní port je 993 se šifrováním SSL. Bez IMAPu půjde e-maily odesílat, ale odpovědi se do CRM nevrátí.
-
Uložte
Tlačítkem Uložit emailové nastavení dole.
Automatické potvrzení poptávky
Na téže stránce je sekce pro automatický potvrzovací e-mail příchozím leadům. Když ji zapnete, každý, kdo odešle formulář, dostane obratem zprávu, že jste poptávku dostali. Zákazníci to oceňují a vás to nic nestojí.
Část pro každého uživatele
Technické údaje má administrátor hotové, takže obchodník už řeší jen dvě políčka. V menu Emailová komunikace , sekce nastavení:
- Emailová adresa – ze které bude psát. Použijte firemní, ne soukromou.
- Heslo pro SMTP / IMAP – heslo ke schránce.
U Gmailu a Outlooku běžné heslo nestačí
Google ani Microsoft nedovolí přihlásit se k poště obyčejným heslem. Musíte si vygenerovat takzvané heslo aplikace. Je to na pět minut a máme na to samostatný návod. Tohle je nejčastější důvod, proč lidem nastavení e-mailu nevyjde napoprvé.
Sdílená firemní adresa
Někdy nechcete, aby každý psal ze své adresy. Typicky když máte schránku typu info@vasefirma.cz, kterou obsluhuje víc lidí.
Administrátor v tom případě v nastavení projektu zaškrtne volbu používat jednu adresu pro všechny uživatele a vyplní ji i se jménem odesílatele. Obchodníci pak nezadávají nic – jen si nastaví svůj podpis a e-maily odcházejí z firemní adresy.
Kontrola
Otevřete detail libovolného leadu, který má vyplněný e-mail, a v rychlých akcích klikněte na Poslat email . Napište si zprávu na vlastní adresu a odešlete.
Zpráva by měla během chvilky dorazit a zároveň se objevit v historii leadu. Když si na ni odpovíte, měla by se odpověď za pár minut ukázat v kartě leadu taky.
Historie schránky se nestahuje
Při prvním připojení Leadinka nenačte staré e-maily z vaší schránky. Začíná pracovat až se zprávami, které přijdou od té chvíle dál. Nečekejte tedy, že se vám do CRM naleje loňská korespondence.