Smlouva se v Leadince chová jinak než ostatní doklady. Nemá položky ani ceny – je to text, do kterého se u každého klienta doplní jeho údaje.
V čem je smlouva jiná
- Nemá číslo. Smlouvy se nečíslují, číselná řada je jen pro nabídky a faktury.
- Nemá položky ani ceny. Všechno, co má být ve smlouvě napsané, je v jejím textu.
- Text píše administrátor. Obchodník při vystavování vyplňuje jen údaje klienta.
- Chce víc údajů. Kromě jména, e-mailu a adresy potřebuje i telefon.
Text smlouvy
Najdete ho v Nabídky a faktury Nastavení modulu v bloku s textem smlouvy. Má dvě části:
- Hlavička smlouvy – ta část, kde se představují obě strany.
- Text smlouvy – vlastní ujednání, články, podmínky.
Píše se to v editoru s formátováním, takže nadpisy, tučné písmo i odrážky fungují. Tlačítko Náhled smlouvy ukáže, jak to bude vypadat na papíře.
U hlavičky je navíc Obnovit výchozí vzor hlavičky . Vrátí ji do původní podoby a vaše úpravy v hlavičce přepíše.
Text si nechte zkontrolovat
Leadinka vám dá vzor a postará se o to, aby se do něj doplnily správné údaje. Za obsah smlouvy ale ručíte vy. Než ji začnete posílat klientům, nechte ji projít někoho, kdo se v právu vyzná.
Uložíte tlačítkem Uložit šablonu smlouvy .
Proměnné v textu
Aby se do smlouvy doplnily údaje konkrétního klienta, používají se proměnné – zástupné značky, které se při vystavení nahradí skutečnou hodnotou.
Nemusíte je znát zpaměti. Nad editorem je rozbalovací nápověda Proměnné ve smlouvě a v ní tabulka: co se píše do textu, co to znamená a odkud se to bere. U každé je tlačítko Vložit , které ji dá na místo, kde máte kurzor.
Proměnné jsou ve třech skupinách:
- Dokument – číslo smlouvy, datum vystavení.
- Objednatel – údaje zákazníka z leadu.
- Zhotovitel – vaše fakturační údaje z nastavení.
Pozor na nepovinné údaje
Některé proměnné mají v nápovědě odznak, že se vyplní jen když je údaj zadaný. Když u klienta nemáte třeba DIČ, zůstane v textu prázdné místo. Vyplatí se text napsat tak, aby to nevadilo, a před odesláním smlouvu vždycky projet očima.
Vystavení smlouvy
V detailu leadu, blok Dokumenty, tlačítko Vytvořit smlouvu .
Formulář je krátký – jsou v něm jen údaje objednatele. Povinné je jméno, e-mail, telefon, ulice, město a PSČ. Navíc je tu pole na datum narození, které u faktur není; hodí se, když uzavíráte smlouvy s fyzickými osobami.
Text a hlavička se doplní z nastavení. Po vystavení si smlouvu stáhnete jako PDF.
U vystavené smlouvy jde upravit jen údaje objednatele. Když potřebujete změnit samotný text, mění se v nastavení modulu a projeví se u nově vystavených smluv.