Nastavení fakturace: údaje, logo, podpis a číslování

Fakturační údaje dodavatele

Tohle je vaše hlavička na každém dokladu. Vyplňte název firmy, IČO, DIČ, ulici, město, PSČ a stát.

Dvě pole si zaslouží pozornost, protože se pletou:

Ulice je vaše adresa. Ta se tiskne v hlavičce.
Zápis v obchodním rejstříku je ta věta typu „zapsaná v OR vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 12345". Patří na smlouvy a na faktury a nemá nic společného s adresou.

Dál vyplňte Jednatele nebo pověřenou osobu a bankovní spojení: číslo účtu, IBAN a SWIFT.

IBAN vyplňte, i když vám přijde zbytečný

Bez něj se na faktuře nevygeneruje QR kód k platbě. Nikde se to nehlásí, kód prostě nebude. U českého účtu si ho Leadinka umí dopočítat, ale spolehlivější je ho zadat.

Uložíte tlačítkem Uložit fakturační údaje .

Změna údajů se do starých dokladů nepropíše

Doklad si při vystavení zapamatuje vaše údaje tak, jak vypadaly v ten den. Když se za rok přestěhujete, loňské faktury zůstanou se starou adresou – a tak to má být.

Logo a podpis

Logo se tiskne v hlavičce dokladu. Nahrajete ho v bloku Logo dokumentů.

Podpis je obrázek vašeho podpisu, který se objeví na smlouvě a na faktuře. Přijímá PNG nebo JPG do 2 MB, tlačítko Nahrát podpis . Po nahrání se u pole objeví potvrzení, že je podpis nahraný.

Jak podpis nasnímat

Podepište se černým fixem na bílý papír, vyfoťte telefonem a v libovolném editoru ořízněte na těsno. Ideální je průhledné PNG, ale i obyčejná fotka na bílém pozadí vypadá na dokladu dobře.

Sazby DPH

Přidáte název sazby, procento a případně ji označíte jako výchozí. Ta se pak předvyplňuje u nových položek.

Většině firem stačí základní sazba 21 %. Když pracujete se sníženou sazbou nebo vystavujete do zahraničí, přidejte si i ty ostatní.

Sazby se dají jen přidat a smazat, ne upravit. Když se u procenta upíšete, smažte ji a přidejte znovu.

Číslování dokumentů

Zvlášť pro cenové nabídky a zvlášť pro faktury. U každé vyberete formát a hned pod ním vidíte Ukázku dalšího čísla, takže poznáte, jak bude doklad vypadat.

Na výběr máte kombinace roku, měsíce a pořadového čísla:

rok a tři číslice pořadí – tedy maximálně 999 dokladů za rok,
rok a čtyři číslice – až 9 999 za rok,
rok, měsíc a tři nebo čtyři číslice – pořadí se resetuje každý měsíc,
zkrácený rok a pět nebo šest číslic pořadí.

Tohle si rozmyslete teď

Když si zvolíte formát na tři číslice a v listopadu vystavíte tisící fakturu, řada se vyčerpá a Leadinka vám doklad nevystaví. Změna formátu uprostřed roku přitom pořadí nevynuluje. Když děláte přes sto dokladů měsíčně, jděte rovnou na čtyři nebo pět číslic.

Předčíslí se měnit nedá

Nabídky začínají desítkou, faktury dvojkou. Vlastní předčíslí ani slovní řadu (třeba 2026-FA-001) nastavit nejde.

Číslo faktury zároveň slouží jako variabilní symbol, takže se do něj promítá i to, jestli vám půjde párovat platby z banky. Podrobnosti v návodu Platby: variabilní symbol, QR kód a stav faktury.