Obchodník má nabídku hotovou dřív, než klient stihne položit telefon. Dokumenty se vystavují přímo z karty leadu, takže se nikam nepřepisují jména, adresy ani IČO.
Co modul umí
- Vystavit cenovou nabídku, smlouvu a fakturu přímo u leadu.
- Tahat položky z katalogu produktů, počítat DPH a slevy.
- Vygenerovat PDF, které pošlete klientovi.
- Překlopit odsouhlasenou nabídku na fakturu jedním kliknutím.
- Hlídat, co je zaplacené a co je po splatnosti.
- Připomenout termín u pravidelné fakturace.
A co neumí, ať v tom máte jasno hned:
- Není to účetnictví. Nedělá přiznání k DPH ani kontrolní hlášení.
- Nevystavuje faktury samo od sebe – i u paušálů to vždycky potvrdíte vy.
- Vzhled dokladů je pevně daný. Měníte údaje, logo a podpis, ne rozložení stránky.
Tři typy dokumentů
Cenová nabídka je první krok. Má položky, ceny a platnost ve dnech. Když ji klient odsouhlasí, překlopíte ji na fakturu a nic nepřepisujete.
Smlouva je právní dokument. Nemá položky ani ceny a nečísluje se. Text si jednou napíšete v nastavení a u každého klienta se do něj doplní jeho údaje.
Faktura je doklad k zaplacení. Má číslo, splatnost, variabilní symbol a stav – zaplaceno, nezaplaceno nebo po splatnosti.
U jednoho leadu můžete mít nabídek klidně pět. Tu, o které se zrovna jedná, označte tlačítkem Označit jako aktuální a v seznamu u leadu dostane odznak Aktuální.
Kdo se kam dostane
Obchodník vystavuje dokumenty z detailu leadu a otevírá si je. Do sekce Nabídky a faktury v menu se ale nedostane – katalog produktů, sazby DPH ani číslování nevidí.
Administrátor má navíc celý modul: přehled všech dokumentů, katalog, nastavení a kalendář vystavení. Jen on taky může označit fakturu jako zaplacenou.
Když máte zapnuté omezení viditelnosti leadů, obchodník uvidí jen dokumenty u leadů, které má přiřazené, nebo které sám vystavil.
V jakém pořadí to nastavit
Než vystavíte první doklad, projděte tohle. Trvá to dvacet minut a děláte to jednou.
-
Fakturační údaje, logo a podpis
Bez nich vám na faktuře chybí IČO i číslo účtu. Nastavení fakturace.
-
Sazby DPH a číslování
Na stejné obrazovce. Číselnou řadu si rozmyslete, mění se pak blbě.
-
Katalog produktů
Nemusí být kompletní, stačí to nejčastější. Katalog produktů.
-
Text smlouvy
Jen pokud budete smlouvy vystavovat. Smlouvy a jejich text.
- A pak už jen vystavujte